邀請函是被邀人進(jìn)行必要準(zhǔn)備的一個依據(jù)，所以各種事宜一定要在邀請書上顯示出來，使邀請對象可以有準(zhǔn)備而來，也會使活動主辦的個人或單位減少一些意想不到的麻煩。那么邀請函該怎么寫呢?

標(biāo)題

由禮儀活動名稱和文種名組成，還可包括個性化的活動主題標(biāo)語。此版本因為用的是范文模板，但一般情況下標(biāo)題會與邀請函一致，表達(dá)為xxx邀請函。

稱謂

邀請函的稱謂使用“統(tǒng)稱”，并在統(tǒng)稱前加敬語。如 ，“尊敬的× × ×先生/女士”或“尊敬的× × ×總經(jīng)理(局長)”。

正文

邀請函的正文是指商務(wù)禮儀活動主辦方正式告知被邀請方舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求，寫明禮儀活動的日程安排、時間、地點，并對被邀請方發(fā)出得體、誠摯的邀請。
正文結(jié)尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“歡迎光臨”。

落款

落款要寫明禮儀活動主辦單位的全稱和成文日期。
　

注意問題

?、俦谎堈叩男彰麘?yīng)寫全，不應(yīng)寫綽號或別名。
?、谠趦蓚€姓名之間應(yīng)該寫上"暨"或"和"，不用頓號或逗號。
?、蹜?yīng)寫明舉辦活動的具體日期(幾月幾日，星期幾)。
?、軐懨髋e辦活動的地點。

邀請函分為兩種：一種是個人信函，例如邀請某人共進(jìn)晚餐、參加宴會、觀看電影、出席典禮等。另一種邀請函是事務(wù)信函，一般是邀請參加會議、學(xué)術(shù)活動等等。

1、普通邀請函
第一種邀請函邀請的對象一般是朋友、熟人，所以內(nèi)容格式上的要求都比較松，可以寫得隨便一些。只要表明邀請的意圖，說明活動的內(nèi)容、時間、地點等等。但既然是邀請函，那么就一定要在信中表達(dá)非常希望對方能夠參加或者出席的愿望。這種邀請函的篇幅可以非常短，下面以一封邀請看電影的短信為例：
2、正式邀請函
第二種邀請函一般由會議或?qū)W術(shù)活動的組委會的某一個負(fù)責(zé)人來寫，以組委會的名義發(fā)出，而且被邀請者通常也是屬于比較有威望的人士。因此，這類邀請函的措辭要相對正式一些，語氣要熱情有禮。
這一類邀請函通常要包括以下內(nèi)容：首先表明邀請對方參加的意圖以及會議或?qū)W術(shù)活動的名稱、時間、地點;然后要對被邀請者的威望和學(xué)術(shù)水平等表示推崇和贊賞，表明如果被邀請者能夠接受邀請，會給會議或者活動帶來很好的影響;接著要說明會議或活動的相關(guān)事宜，最好是能引起對方興趣的事宜;當(dāng)然不能忘了表達(dá)希望對方能夠參加的誠意;最后還要請收信人對發(fā)出的邀請做出反饋，如確認(rèn)接受邀請。